Als je iets bestelt, hebben we natuurlijk je gegevens nodig om ervoor zorgen dat we jouw bestelling kunnen bezorgen. 

 

Dit is de privacy verklaring van HLBookshop. HLBookshop is een handelsnaam van Bookshop J.P. de Vos B.V. 

 

Met deze privacyverklaring geven wij aan dat ons bedrijf heel veel om je privacy geeft, die respecteert en dat we ervoor zorgen dat de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, vertrouwelijk worden behandeld. De HLBookshop draagt er niet alleen zorg voor maar we doen ook alles wat in ons vermogen ligt om de gegevens veilig te bewaren.

 

In de volgende alinea’s kun je precies lezen wat we met je persoonlijke gegevens doen en waarvoor we ze gebruiken. 

Hoewel we er naar hebben gestreefd deze verklaring met behulp van deskundige begeleiding zo zorgvuldig mogelijk op te stellen, kan het altijd zijn dat je naar aanleiding van de tekst van onze Privacyverklaring nog vragen hebt. Neem in dat geval gerust contact op met onze klantenservice.

 

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens

Bookshop J.P. de Vos B.V., Zernikedreef 11, 2333 CK Leiden, nummer Kamer van Koophandel: 85101842 is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

 

Voor wie is deze Privacyverklaring bedoeld?

Deze Privacyverklaring is bedoeld en van toepassing op alle persoonsgegevens die HLBookshop verwerkt van iedereen die weleens contact heeft (gehad) met HLBookshop, zoals leerlingen, studenten, onderwijsinstellingen, studieverenigingen en anderen die klant zijn en/of interesse hebben in onze producten en diensten.

 

Wat zijn Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zeggen iets over jou, het zijn gegevens die direct of indirect in relatie kunnen worden gebracht met jouw persoon. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan je naam, woonadres, e-mailadres of je telefoonnummer. Maar ook belangrijke digitale gegevens zoals je IP-adres of HLBookshop klantnummer zijn persoonsgegevens. Maar je kunt ook denken aan andere gegevens die uniek zijn voor jou, zoals je HLBookshop bestelgeschiedenis of surfgedrag.

 

Hoe ons bedrijf aan persoonsgegevens komt, en op welke  manier die gegevens worden verwerkt. 

Wij verwerken de persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met HLBookshop, zoals (zakelijke) klanten en contactpersonen van partners.

 

We krijgen de gegevens rechtstreeks van jou, wanneer je onze website bezoekt, een account aanmaakt en bepaalde gegevens invult of wanneer je contact zoekt met onze klantenservice.

 

Wij gebruiken uw gegevens om onze dienstverlening zo goed, betrouwbaar en efficiënt mogelijk te laten zijn. 

 

Deze gegevens kun je in een paar onderdelen uitsplitsen:

a. Gegevens voor het verwerken en leveren van jouw bestelling.

Als je iets bestelt, hebben we bepaalde gegevens van je nodig om je op de hoogte te kunnen houden over je bestelling en jouw bestelling te kunnen bezorgen. Ook voor eventuele retouren zijn deze gegevens nodig.

Hiervoor verzamelen wij je naam, e-mailadres, bezorgadres(sen), betaalgegevens, je telefoonnummer en de opleiding die je volgt.

 

De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die je met ons hebt gesloten. Op grond van de wet moeten wij de gegevens gerelateerd aan je bestelling 7 jaar bewaren.

b. Gegevens in jouw account.

In jouw persoonlijke account bewaren we de volgende gegevens: je naam, (bezorg- en woon-/ vestigings-) adres(sen), telefoonnummer, e-mailadres en betaalgegevens.

In je account bewaren we ook je bestelgeschiedenis inclusief gekozen afleveropties, maar ook de digitale artikelen en abonnementen die je hebt afgesloten.

HLBookshop wil jou zo goed mogelijk van dienst zijn. Daarom bewaren wij de gegevens in jouw account zolang je actief klant bij ons bent. Als je 7 jaar niet meer bij ons hebt besteld, verwijderen wij al jouw gegevens. 

c. Gegevens over jouw contact met de klantenservice.

Via de mail kun je 24/7 contact opnemen met de klantenservice. Daarnaast kun je met ons bellen of een berichtje sturen via social media, zoals Facebook.

We kunnen je een volgende keer sneller helpen door jouw gegevens te bewaren. De aantekeningen over het klantcontact bewaren wij dan ook zolang je actief klant bij ons bent.

Wanneer je ons een privéberichtje stuurt via Facebook, worden de berichten maximaal 6 maanden door ons bewaard, of korter als je het bericht zelf eerder verwijdert.

d. Gegevens voor effectief winkelen.

In onze winkel staan duizenden artikelen. Wij willen jou dan ook graag helpen om tussen al deze artikelen te vinden wat je zoekt.

Allereerst zorgen we dat onze website goed werkt zodat je optimaal kunt winkelen. 

We zorgen er ook voor dat HLBookshop.nl zo relevant mogelijk is door onze winkel af te stemmen op jouw persoonlijke instellingen. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor marketingactiviteiten. Bijvoorbeeld, als je een product of dienst bij ons bestelt, kunnen wij je informeren over gelijke of vergelijkbare producten of diensten die wij aanbieden. Ook kunnen wij je informeren over activiteiten via (digitale) nieuwsbrieven.

e. Mailverkeer

We delen graag informatie via mail.

Als je bij ons een account hebt, word je gemaild over de voortgang van je bestelling en ontvang je via de mail studiegerelateerde informatie. Daarnaast hebben we een aantal keren per jaar aanbiedingen, speciale acties of nieuwtjes die we met je willen delen.

Als je dit soort informatie liever niet ontvangt, kun je een mail sturen naar de klantenservice. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.

 

De persoonsgegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

1. Verbeteren van producten en diensten

Wij gebruiken persoonsgegevens voor managementrapportages, om de producten en diensten van onze ondernemingen verder te ontwikkelen, de kwaliteit er van te kunnen verbeteren en om de strategieën van haar ondernemingen te kunnen bepalen.

2. Onderzoek en analyse

Geanonimiseerde gegevens worden door ons gebruikt voor onderzoek en analyse met het doel onze kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

3. Fraudedetectie– preventie, creditscoring en nakomen wettelijke verplichtingen

Wij gebruiken persoonsgegevens (zoals bijvoorbeeld contactgegevens, betaalinformatie) voor het opsporen van (pogingen tot) onrechtmatige en/of strafbare gedragingen gericht tegen ons, onze ondernemingen, medewerkers en/ of derden. Ook gebruiken wij persoonsgegevens voor het bepalen van de kredietwaardigheid van onze klanten en om overkreditering te voorkomen.

 

 

Op basis waarvan verwerken wij uw persoonsgegevens

Wij mogen uw gegevens niet zomaar opvragen of gebruiken, dat doen wij alleen als er een ‘grondslag’ voor is. 

Wij gebruiken de volgende grondslagen:

a. Overeenkomst

Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken voor het uitvoeren van een overeenkomst (bv nav een bestelling).

b. Gerechtvaardigd belang

Wij mogen uw gegevens gebruiken als wij een gerechtvaardigd belang bij hebben. Dit geldt wanneer de belangen van ons zwaarder wegen dan het recht op privacy. Hierbij kunt u denken aan het beschermen van onze eigendommen, zoals het doen aan onderzoek om fraude te voorkomen. Maar ook marketing activiteiten; wij houden u via direct marketing op de hoogte van productontwikkeling en ander nieuws.

 

Bedrijven met wie wij gegevens delen.

Er zijn situaties waarin wij uw persoonsgegevens aan anderen verstrekken. Dat doen wij aan partners en gelieerde vennootschappen die betrokken zijn bij onze dienstverlening.

Met deze partijen spreken wij af hoe zij met de persoonsgegevens moeten omgaan en zij mogen de persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verstrekt.

Hieronder vind je de bedrijven met wie wij onze gegevens delen

• Hosting

Wij maken gebruik van ondersteuning bij het leveren van onze digitale diensten zoals de hosting, onderhoud en ondersteuning van onze websites en applicaties;

• Transport

Wij maken gebruik van de bezorgdiensten van vervoerders.

• Aflevering van digitale leermiddelen en e-Books

Wij maken gebruik van ICT-partners die zorgen voor de levering en ontsluiting van het leermiddel, maar ook van de uitgevers van het desbetreffende leermiddel en E-book.

• Klantenservice

Wij maken gebruik van partijen voor ondersteuning van de klantenservice.

• Facturatie, incassering van betalingen en creditscoring

Wij maken gebruik van betalingsproviders, banken en incassopartners voor de levering van financiële diensten, zoals betaaldiensten, incassobureaus en kredietinformatiebureaus

• Marketingactiviteiten

Wij maken gebruik van online softwareapplicaties van partners.

• De overheid

Soms moeten wij persoonsgegevens doorgeven aan de overheid. Dit kan zich allereerst voordoen als bepaalde overheidsinstellingen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, zoals de Belastingdienst. Ook kan de politie of justitie bepaalde gegevens nodig hebben in het geval van fraude of misbruik. Tot slot kunnen bepaalde toezichthouders toegang tot persoonsgegevens krijgen in het kader van een onderzoek.

 

Gebruik van gegevens voor contact met onze particuliere en zakelijke verkooppartners.

Met gegevens van onze particuliere en zakelijke verkooppartners gaan wij net zo zorgvuldig om als met de gegevens van onze klanten. Daarom geldt dit Privacyverklaring ook voor onze verkooppartners.

 

Opslag en beveiliging van je gegevens door de HL Bookshop.

HLBookshop neemt veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Zowel op organisatorisch als technisch gebied. Wij hebben een groep specialisten gecontracteerd die dagelijks werken aan het beveiligen van onze systemen. Door een strenge toegangscontrole zorgen wij dat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken. 

 

Daarnaast laten we bij HLBookshop regelmatig onze beveiliging toetsen door externe experts. Geven we jouw gegevens aan iemand anders? Dan eisen we dat die ander net zo zorgvuldig met jouw gegevens omgaat als wij. Mocht je het gevoel hebben dat dit niet gebeurt, laat het ons dan weten via onze klantenservice. 

Daarnaast hebben wij een actief protocol datalekken dat voldoet aan de wettelijke vereisten.

 

Hoe bepalen wij hoelang wij uw gegevens bewaren?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het verwerken daarvan voor de doelen zoals hiervoor beschreven.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent geen concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens. Waar in specifieke regelgeving wel concrete bewaartermijnen staan, worden die gehanteerd. De bewaartermijn hangt af van het doel waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken. Uw gegevens worden bewaard zolang u een klantrelatie heeft met ons. Na afloop van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. 

 

Rechten die je kun uitoefenen als het om jouw gegevens gaat.

a. Informatie

Je hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten je in dat verband kunt uitoefenen. In deze Privacyverklaring hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens wij van jou verzamelen en hoe wij met jouw gegevens omgaan.

b. Inzage

Je hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over jou beschikbaar hebben. Je kunt dat aanvragen via de mail. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.

c. Correctie

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Dit kun je 24/7 doen in je account.

d. Bezwaar te maken

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.

e. Dataportabiliteit

Je hebt het recht om gegevens die je aan ons hebt gegeven in het kader van de overeenkomst(en) die je met ons hebt gesloten te ontvangen in een machine-leesbaar formaat, zodat je deze gegevens kunt bewaren in een database van jou of van een andere partij. 

Dit betreffen jouw naam-, adres- en woonplaatsgegevens en bestelgeschiedenis. Je kunt de gewenste data aanvragen via de mail. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.

f. Beperking

Je hebt het recht om beperking van de verwerking van jouw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat wij jouw gegevens mogen bewaren maar niet gebruiken. Dit recht ontstaat in een aantal gevallen. Als je van mening bent dat hier sprake van is, kun je contact met ons opnemen via de klantenservice.

g. Vergeten te worden/verzoek om account te verwijderen

Je hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Wanneer je een verzoek indient om jouw account te verwijderen, zullen wij je aanvraag toetsen want we kunnen hier niet altijd aan voldoen en we hoeven het ook niet altijd toe te staan. Bijvoorbeeld als we op grond van de wet verplicht zijn je gegevens te bewaren. Je kunt dat aanvragen via de mail. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.

 

h. Direct marketing

Je hebt recht van verzet tegen direct marketing. Wil je geen aanbiedingen voor onze producten en diensten meer ontvangen? Dan kun je je hiervoor altijd afmelden via de link in de nieuwsbrief. Daarnaast is afmelden ook mogelijk via de klantenservice (071-5188789) dan wel via info@hlbookshop.nl.

i. Klacht indienen

Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met jouw gegevens omgaan. Wanneer je een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met je op. Neem daarvoor contact op met onze klantenservice. Maar je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Vragen?

Als je nog vragen hebt over de wijze waarop HLBookshop met persoonsgegevens omgaat, neem dan gerust contact op met onze klantenservice. De klantenservice is te bereiken via telefoonnummer 071-5188789 of via info@hlbookshop.nl.

 

Wijziging van de Privacy Verklaring

Wanneer er in de toekomst nieuwe ontwikkelingen zijn, is het mogelijk dat deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wordt aangepast. De meest actuele Privacyverklaring vind je altijd op www.hlbookshop.nl. Het is belangrijk dat je regelmatig kijkt of zich wijzigingen in onze Privacyverklaring hebben voorgedaan zodat je altijd op de hoogte blijft van de meest actuele gegevens. Hieronder zie je altijd de laatste datum van wijziging.

 

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 21 april 2021.